会社の引っ越し報告はいつまでに誰に伝えるべきか？迷わないための具体的な報告ステップを徹底解説

会社の近くに住むため、あるいは家庭の事情で引っ越しが決まったけれど、会社への報告はいつまでに、誰に、どうやって伝えればいいのか、初めての経験で戸惑っていませんか。

引っ越しの報告は、単に住所が変わったことを伝えるだけでなく、通勤手当や社会保険、緊急連絡先の更新など、会社の大切な手続きに直結します。

報告が遅れると思わぬトラブルにつながる可能性もあるため、正しい手順を理解しておくことが非常に重要です。

この記事では、引っ越しが決まった際に会社へ報告する最適なタイミングや伝えるべき相手、具体的な報告手順を、誰にでも分かるようにステップ形式で詳しく解説します。

この記事を読めば、もう会社への引っ越し報告で迷うことはありません。

結論として会社の引っ越し報告は引っ越し日の1ヶ月前までに直属の上司へ伝えるのが最適です

時間がなくてすぐに答えが知りたいという方のために、まず結論からお伝えします。

会社への引っ越し報告で最も重要な「いつまで」と「誰に」という疑問への答えは、明確です。

この基本を押さえておけば、大きな失敗を避けることができます。

なぜこのタイミングと相手が重要なのか、その理由も含めて最初に理解しておきましょう。

会社の引っ越し報告は遅くとも引っ越し予定日の1ヶ月前までに行うのが社会人のマナーです

会社への引っ越し報告のタイミングとして理想的なのは、引っ越し先が正式に決まった直後です。

具体的には、賃貸契約を結んだり、物件の購入契約が完了したりした時点がベストと言えるでしょう。

しかし、様々な事情でギリギリになる場合でも、遅くとも引っ越し予定日の1ヶ月前までには報告を済ませるのが社会人としての基本的なマナーです。

なぜなら、会社側では住所変更に伴い、想像以上に多くの事務手続きが発生するため、担当部署には一定の準備期間が必要だからです。

これらの手続きには時間がかかるため、早めの報告が会社への配慮となります。

会社の引っ越し報告で最初に伝えるべき相手は自分の仕事を管理している直属の上司です

引っ越しの報告を会社にする際、最初に伝えるべき相手は、あなたの日々の業務を直接管理している直属の上司です。

人事部や総務部に直接連絡する前に、まずは上司に口頭で報告するのが最もスムーズな流れとなります。

上司は部下の状況を把握しておく責任がありますし、その後の正式な手続きをどの部署に、どのように進めれば良いか指示してくれる場合がほとんどです。

いきなり担当部署に連絡すると、上司が状況を把握しておらず、「聞いていないよ」と話がこじれてしまう可能性もあるため、まずは身近な報告ルートを遵守することが大切です。

なぜ会社の引っ越し報告が重要なのかその理由を具体的に理解しておきましょう

会社の引っ越し報告は、単なる形式的なものではありません。

あなたの生活に直結する、非常に重要な意味を持っています。

これらの理由から、正確かつ迅速な報告が求められるのです。

会社の引っ越し報告で最も重要なタイミングはいつまでかという疑問に詳しく答えます

引っ越し報告のタイミングは早ければ早いほど良いとされていますが、具体的に「いつまで」という期限は会社の規定によっても異なります。

ここでは、なぜそのタイミングが重要なのか、そして報告が早すぎたり遅すぎたりした場合にどのようなことが起こりうるのかを具体的に解説し、あなたが最適な行動を取れるようにサポートします。

引っ越し報告は会社の就業規則に定められた期限をまず確認することが大切です

多くの会社では、従業員の住所変更に関する手続きについて就業規則や社内規定で定めています。

「住所変更があった場合は、速やかに所定の様式で届け出ること」といった形で明記されていることが一般的です。

中には「変更事由が発生した日から5日以内」など具体的な期限が設けられているケースもあります。

まずは自社の就業規則や、社内ポータルサイトに掲載されている各種手続きの案内を確認しましょう。

もし見つけられない場合は、人事部や総務部の担当者に問い合わせるのが確実です。

会社の引っ越し報告が早すぎると変更手続きで二度手間になる可能性もあります

善は急げとばかりに、まだ物件の内覧段階や申し込み段階で「来月、引っ越すかもしれません」と報告するのは、少し早すぎるかもしれません。

もしその物件の審査に落ちたり、もっと良い物件が見つかって契約に至らなかったりした場合、一度報告した内容を撤回する必要が出てきてしまいます。

会社側も手続きの準備を始めていた場合、無駄な手間をかけさせてしまうことになります。

引っ越し報告は、賃貸借契約書や売買契約書にサインし、引っ越し日が確定した段階で行うのが、最も確実で迷惑のかからないタイミングと言えるでしょう。

会社の引っ越し報告が遅れると通勤手当の返還など金銭的な問題に発展するケースがあります

もし引っ越し報告が遅れてしまうと、様々な不利益が生じる可能性があります。

例えば、会社から遠い場所に引っ越したにもかかわらず、以前の住所のまま高い通勤手当を受け取り続けていた場合、悪意がなくとも差額の返還を求められることがあります。

逆に、会社に近い場所に引っ越したのに報告が遅れ、安い通勤手当のままだった場合は、差額を遡って受け取れない可能性も出てきます。

給与に関わる重要な問題ですので、報告は迅速に行うべきです。

会社の引っ越し報告は誰にするべきかその範囲と優先順位を詳しく解説します

「誰に」報告するかという点も、社内での人間関係や手続きをスムーズに進める上で非常に重要です。

報告する相手と順番を間違えると、余計な手間が増えたり、上司の心証を損ねたりすることにもなりかねません。

ここでは、報告すべき人物の範囲と、その正しい優先順位について具体的に解説します。

会社の引っ越し報告は直属の上司への口頭での第一報がすべての始まりです

前述の通り、最初のステップは直属の上司への報告です。

この時は、まだ詳細な書類が揃っていなくても構いません。

「私事で恐縮ですが、この度引っ越すことになりました。つきましては、今後の手続きについてご教示いただけますでしょうか」といった形で、まずは口頭で伝えるのが丁寧な進め方です。

上司はあなたのチームの一員として、必要な手続きを円滑に進めるためのサポートをしてくれるはずです。

この第一報により、上司もあなたの状況を把握でき、安心して次のステップに進むことができます。

上司への報告の次に人事部や総務部など会社で定められた担当部署へ連絡します

上司への報告が済んだら、次にその指示に従って人事部や総務部といった事務手続きの担当部署へ連絡します。

多くの場合、上司から「人事部の山田さんに連絡して、住所変更届をもらってください」といった具体的な指示があるでしょう。

もし特に指示がなければ、「上司の鈴木部長には報告済みです」と一言添えて、担当部署に連絡を入れると話がスムーズに進みます。

これにより、部署間の連携が取れていることが伝わり、担当者も安心して手続きを進められます。

会社の同僚やチームメンバーへの引っ越し報告は業務に支障がなければ必須ではありません

直属の上司や担当部署への報告は必須ですが、同僚やチームメンバー全員に報告するかどうかは、ケースバイケースです。

普段からプライベートな話をする間柄であれば、自然な会話の中で伝えても良いでしょう。

しかし、業務に直接的な影響がない限り、全員に一斉報告する必要はありません。

特に、リモートワークが中心で、飲み会などもあまりない職場であれば、無理に報告しなくても問題になることは少ないです。

ただし、緊急連絡網などで連絡を取り合う可能性があるメンバーには、伝えておくと親切かもしれません。

会社への引っ越し報告で失敗しないための具体的な報告手順をステップで紹介

ここまでの内容を踏まえ、実際に会社へ引っ越し報告を行う際の具体的な手順を、分かりやすくステップ形式でまとめました。

この流れに沿って行動すれば、誰でもスムーズに、そして確実に報告を完了させることができます。

一つ一つのステップを焦らずに実行していきましょう。

1. ステップ1：会社の就業規則を確認して引っ越し報告のルールを把握する
2. ステップ2：引っ越し先と日程が確定したら直属の上司に口頭で報告する
3. ステップ3：上司の指示に従い人事部や総務部へ正式な報告と書類の提出を行う

ステップ1として会社の就業規則を確認して引っ越し報告のルールを把握します

最初に行うべきは、情報収集です。

自社の就業規則や社内規定、あるいは社内ポータルサイトなどを確認し、住所変更に関するルールを正確に把握しましょう。

「いつまでに」「誰に」「どのような書類で」届け出る必要があるのかが明記されているはずです。

会社のルールを先に知っておくことで、その後の行動に迷いがなくなり、ミスを防ぐことができます。

もし情報が見つからない場合は、先輩社員に聞いたり、総務部に匿名で問い合わせたりするのも一つの手です。

ステップ2として引っ越し先と日程が確定したら直属の上司に口頭で報告します

引っ越し先の住所と引っ越し日が正式に確定したら、いよいよ行動に移します。

まずは直属の上司の時間を少しもらい、「ご報告したいことがあります」と切り出しましょう。

そして、「来月15日に引っ越すことになりました。つきましては、社内の手続きを進めたいのですが、どのようにすればよろしいでしょうか」と、丁寧かつ簡潔に伝えます。

この時、引っ越し作業のために休暇を取得したい場合は、その相談も併せて行うとスムーズです。

ステップ3として上司の指示に従い人事部や総務部へ正式な報告と書類の提出を行います

上司からの指示を受けたら、それに従って人事部や総務部などの担当部署へ連絡します。

多くの場合、「住所変更届」といった指定のフォーマットが用意されているので、それを受け取り、必要事項を記入して提出します。

この際、新しい住所が確認できる書類として、住民票の写しや賃貸借契約書のコピーなどの提出を求められることがあります。

何が必要になるかを事前に確認し、準備しておくと二度手間になりません。

会社への引っ越し報告で利用できるメールやチャットでの伝え方と例文を紹介します

上司が多忙であったり、リモートワークで直接話す機会がなかったりする場合、メールやビジネスチャットツールでの報告も有効です。

ただし、その際には言葉遣いや伝えるべき内容に注意が必要です。

ここでは、様々なシチュエーションで使える報告の例文を紹介します。

上司への引っ越し報告をメールで行う場合の丁寧で分かりやすい例文を紹介します

件名：【ご報告】住所変更について（[所属部署名] [あなたの氏名]）

[上司の役職] [上司の氏名]様

お疲れ様です。
[所属部署名]の[あなたの氏名]です。

私事で大変恐縮ですが、この度、下記のとおり転居することになりましたのでご報告いたします。

• 新住所：〒XXX-XXXX 東京都新宿区西新宿 X-X-X 新宿マンションXXX号室
• 転居予定日：2024年8月15日

つきましては、社内で必要となる手続きを進めたく存じます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、今後の進め方についてご教示いただけますでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—
[あなたの氏名]
[所属部署名]
内線：XXXX
—

会社の担当部署へ引っ越し報告のメールを送る際の事務的な連絡の例文です

件名：住所変更届ご提出の件（[所属部署名] [あなたの氏名]）

人事部　[担当者の氏名]様

お疲れ様です。
[所属部署名]の[あなたの氏名]です。

先日、上長の鈴木部長にはご報告済みですが、この度転居いたしましたので、住所変更届を提出させていただきます。

添付ファイルにて、必要事項を記入した住所変更届と、本人確認書類として住民票の写しをお送りいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

内容に不備などございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。

—
[あなたの氏名]
[所属部署名]
内線：XXXX
—

SlackやTeamsなどチャットツールで引っ越し報告をする際の簡潔な例文です

ビジネスチャットツールであるSlackやMicrosoft Teamsなどで報告する場合は、メールよりも簡潔な文章が好まれます。

いきなり本題を切り出すのではなく、まずは上司にダイレクトメッセージでアポイントを取るのが丁寧な進め方です。

【例文1：アポイントを取る場合】
「お疲れ様です。[あなたの氏名]です。少々ご報告したいことがございますので、引っ越しの件で5分ほどお時間をいただけますでしょうか」

あるいは、上司の許可を得た上で、先にチャットで第一報を入れるのも良いでしょう。

【例文2：第一報を入れる場合】
「お疲れ様です。私事で恐縮ですが、来月15日に転居することになりました。つきましては、後ほど正式に手続きについてご相談させていただけますと幸いです。」

会社の引っ越し報告の後に必要となる住所変更などの各種手続きを徹底解説

会社への報告が済んだら、それで終わりではありません。

むしろ、そこからが様々な手続きのスタートです。

ここでは、会社への報告と並行して、あるいはその後に必要となる具体的な手続きについて、漏れがないように詳しく解説していきます。

会社へ提出する住所変更届の他に住民票の写しなどが必要になるケースがあります

会社に提出する「住所変更届」は、多くの場合、会社独自のフォーマットが用意されています。

これに加えて、新しい住所を公的に証明する書類の提出を求められることがほとんどです。

会社から何が必要か指示されたら、速やかに準備しましょう。

通勤経路の変更届を提出して新しい通勤手当の算定をしてもらう必要があります

住所が変われば、当然ながら通勤に利用する交通機関や経路も変わります。

そのため、「通勤経路変更届」といった書類を提出し、新しい通勤ルートを申請する必要があります。

この情報に基づいて、会社は新しい通勤手当の金額を計算します。

申請の際には、ジョルダンやNAVITIMEといった経路検索サイトの結果を印刷して添付するよう求められる場合もあります。

申請するルートは、最も経済的かつ合理的な経路を選ぶのが基本です。

会社で加入している健康保険や厚生年金の住所変更手続きも忘れずに行いましょう

会社で加入している健康保険や厚生年金保険についても、住所変更の手続きが必要です。

通常、会社に住所変更届を提出すれば、会社側が日本年金機構などへの届け出を代行してくれます。

そのため、従業員自身が個別に手続きを行う必要はほとんどありません。

ただし、手続きが正しく行われているかを確認するためにも、後日送られてくる「ねんきん定期便」などの通知書類が新しい住所に届くかを確認しておくと安心です。

引っ越し報告が遅れたり忘れたりした場合に会社で起こりうるトラブルとは

もし、うっかり引っ越しの報告を忘れてしまったり、大幅に遅れてしまったりすると、どのようなことが起こるのでしょうか。

ここでは、報告漏れによって発生しうる具体的なトラブル事例を紹介します。

これを読めば、報告の重要性を再認識できるはずです。

会社からの重要書類が古い住所に届き個人情報が漏洩するリスクがあります

会社からは、給与明細や源泉徴収票、健康診断の結果通知など、個人情報が記載された重要な書類が郵送されることがあります。

もし住所変更の報告を忘れていると、これらの書類がすべて古い住所に送られてしまいます。

前の住居に新しい住人が入居していた場合、あなたの個人情報が第三者の目に触れてしまうという重大なリスクにつながります。

郵便局の転送サービスを申し込んでいても、会社によっては「転送不要」で郵送する場合もあり、その場合は会社に返送されてしまい、発覚が遅れる原因にもなります。

災害時や緊急時の安否確認が遅れるなど会社の安全配慮義務に影響が出ます

会社は、従業員の安全に配慮する義務（安全配慮義務）を負っています。

地震や台風などの自然災害が発生した際や、業務中に従業員が倒れたといった緊急事態が発生した際には、会社は登録されている連絡先を基に安否確認や家族への連絡を行います。

報告を怠り、古い住所や電話番号のままだと、いざという時に会社からの重要な連絡が届かず、あなたの安全確保が遅れてしまう可能性があります。

これは会社にとっての問題であると同時に、あなた自身にとって非常に大きなリスクです。

就業規則違反として懲戒処分の対象となる可能性もゼロではありません

多くの会社の就業規則では、住所変更などの身上異動があった際の届け出を義務付けています。

この報告を正当な理由なく怠った場合、就業規則違反とみなされる可能性があります。

ただちに重い処分が下されることは稀ですが、注意や指導の対象となったり、人事評価にマイナスの影響を与えたりすることは十分に考えられます。

特に、通勤手当の不正受給とみなされた場合は、より厳しい処分が下される可能性もあるため、誠実な対応が求められます。

会社の就業規則を確認して引っ越し報告のルールを把握しておく重要性について

ここまでも何度か触れてきましたが、会社のルールブックである「就業規則」の確認は、社会人として働く上での基本中の基本です。

引っ越し報告においても、この就業規則がすべての基準となります。

なぜそこまで重要なのか、その理由を改めて深掘りします。

就業規則には引っ越し報告の期限や提出書類など会社独自のルールが明記されています

就業規則には、法的な義務だけでなく、その会社独自のローカルルールが定められています。

例えば、引っ越し報告の期限が「変更後速やかに」という曖昧な表現の会社もあれば、「変更後3日以内に、所定の様式にて人事部長宛に提出すること」などと、非常に具体的に定められている会社もあります。

提出書類についても、住民票が必須の会社もあれば、公共料金の領収書のコピーで良いとされる会社もあるなど、対応は様々です。

こうした独自のルールを事前に把握しておくことで、無用な混乱や手戻りを防ぐことができます。

就業規則の場所が分からない場合は人事部や総務部に問い合わせて確認しましょう

入社時に受け取ったきり、就業規則がどこにあるか分からないという方も少なくないでしょう。

多くの会社では、紙の冊子で配布する代わりに、社内ネットワーク上の共有フォルダや、サイボウズやGaroonといったグループウェア、社内ポータルサイト上で電子データとして保管・公開しています。

まずはそれらしい場所を探してみてください。

それでも見つからない場合は、遠慮なく人事部や総務部の担当者に「就業規則を確認したいのですが、どこに保管されていますでしょうか」と尋ねましょう。

これは従業員の正当な権利であり、快く教えてくれるはずです。

会社の就業規則を理解することはあなた自身をトラブルから守る盾にもなります

就業規則は、会社が従業員を管理するためのルールであると同時に、従業員が自分の権利を守るための盾でもあります。

例えば、会社から不当に厳しい期限を突きつけられたり、過剰な個人情報の提出を求められたりした場合でも、就業規則に定められていなければ「規則にはそのように書かれていませんが」と、冷静に交渉する根拠になります。

会社のルールを正しく理解し、それに則って行動することが、結果的にあなた自身を不要なトラブルから守ることにつながるのです。

会社の引っ越し報告と合わせて確認したい通勤手当や社会保険の手続きについて

引っ越し報告は、様々な事務手続きの引き金となります。

特に、毎月の給与や社会保障に関わる部分は、生活に直結する重要なポイントです。

ここでは、引っ越し報告に伴って特に注意して確認すべき、お金にまつわる手続きについて解説します。

新しい住所に基づいた通勤手当がいつの給与から反映されるかを確認しましょう

通勤経路変更届を提出した後、新しい金額の通勤手当がいつの給与から反映されるのかを、必ず担当部署に確認しておきましょう。

会社の給与計算の締め日によっては、報告した月の翌々月の給与から反映されるといったケースもあります。

このスケジュールを把握しておかないと、「今月の給与で交通費が修正されていない」と勘違いしてしまう可能性があります。

マイナンバーと基礎年金番号が連携されていれば年金の住所変更は原則不要です

以前は、国民年金や厚生年金に加入している人が住所を変更した場合、市区町村や年金事務所への届け出が必要でした。

しかし現在では、マイナンバー（個人番号）と基礎年金番号が結びついている被保険者であれば、市区町村で転入届を提出するだけで、日本年金機構への住所変更届は原則として不要になっています。

会社への報告さえしっかり行っておけば、年金関係の手続きは自動的に更新されると考えて良いでしょう。

ただし、念のため会社の人事担当者に確認しておくとより安心です。

住民税の納付先は1月1日時点の住所で決まるため引っ越してもすぐには変わりません

住民税は、その年の1月1日（賦課期日）に住民票があった市区町村に納付する仕組みになっています。

そのため、例えば4月にA市からB市に引っ越したとしても、その年の住民税はA市に納付し続けることになります。

会社が給与から天引きしてくれている場合（特別徴収）、会社側で手続きを行ってくれるため従業員が何かをする必要はありません。

しかし、この仕組みを知っておかないと、引っ越したのに前の市から納税通知書が届いて驚く、といったことが起こりえます。

リモートワークやテレワーク中の社員が会社の引っ越し報告で特に注意すべき点

近年普及したリモートワークやテレワークという働き方は、引っ越し報告においても特有の注意点があります。

オフィスに出社しないからといって、報告が不要になるわけでは決してありません。

むしろ、出社勤務者以上に気を付けるべきポイントが存在します。

リモートワークでも会社への引っ越し報告の義務は出社勤務の社員と全く同じです

たとえ週に一度も出社しない完全リモートワークであったとしても、あなたは会社の従業員であることに変わりはありません。

したがって、就業規則に定められた住所変更の報告義務は、オフィス勤務の社員と全く同じように適用されます。

「通勤手当が発生しないから関係ない」と自己判断してしまうのは非常に危険です。

前述したような、緊急連絡先の確保や社会保険の手続き、重要書類の郵送など、通勤とは関係のない理由で正確な住所の把握が会社には求められているからです。

会社によってはリモートワーク手当の金額が居住地によって変動する可能性があります

会社によっては、通勤手当の代わりに、在宅勤務の環境を整えるための「リモートワーク手当」や「在宅勤務手当」を支給している場合があります。

この手当の金額が、物価などを考慮して居住する地域によって変動する規定を設けている会社も存在します。

例えば、都市部に住んでいる社員と地方に住んでいる社員とで、手当額に差をつけているケースです。

この場合、引っ越しによって手当の金額が変わる可能性があるため、報告は必須となります。

海外など会社の許可がない地域への引っ越しは契約違反になる可能性があるので注意が必要です

リモートワークになったからといって、どこに住んでも良いというわけではありません。

多くの会社では、セキュリティ上の問題や税務、社会保険制度の違いから、従業員が居住できる地域を国内に限定していたり、特定の地域に限定していたりします。

会社の許可なく、海外や、あるいは会社の定める範囲外の遠隔地に引っ越してしまった場合、就業規則違反はもちろんのこと、最悪の場合は雇用契約の継続が困難になるケースすら考えられます。

大きなトラブルに発展する前に、必ず会社に相談・報告することが重要です。

まとめ

最後に、この記事で解説してきた「会社の引っ越し報告」に関する重要なポイントを改めて整理します。

これを読めば、あなたが次に何をすべきかが明確になるはずです。

会社の引っ越し報告は引っ越し日確定後すみやかに直属の上司へ伝えることが基本です

本記事で一貫してお伝えしてきた通り、会社の引っ越し報告における基本中の基本は、引っ越し先と日程が確定した段階で、できるだけ早く直属の上司に第一報を入れることです。

これが、その後のすべての手続きを円滑に進めるための鍵となります。

いつまでという期限に迷ったら、まずは「1ヶ月前まで」を目安に行動し、会社の就業規則を必ず確認する習慣をつけましょう。

誰に報告するかの順番を間違えず会社が定める手続きのステップを着実に踏みましょう

報告する相手の優先順位は、まず「直属の上司」、次にその指示に従って「人事部や総務部などの担当部署」です。

この順番を守ることで、社内の情報連携がスムーズになり、あなた自身の評価を守ることにもつながります。

報告、連絡、相談というビジネスの基本は、こうした社内手続きの場面でも非常に重要です。

引っ越し報告はあなた自身の給与や安全を守るための重要な義務だと認識しましょう

会社への引っ越し報告は、面倒な雑務だと捉えられがちです。

しかし実際には、通勤手当の正しい計算、社会保険の適切な手続き、そして何よりも緊急時のあなたの安全確保に直結する、非常に重要な義務です。

報告を怠ることで生じるリスクは、あなたが考えている以上に大きいかもしれません。

この記事で紹介した具体的なステップを参考に、漏れなく確実な報告を行い、新しい生活を気持ちよくスタートさせてください。